Электронные трудовые книжки с 2020 года: все, что нужно знать о переходе

Электронные трудовые книжки с 2020 года: все, что нужно знать о переходе

С каждым годом цифровизация документооборота в нашей стране приобретает все большие объемы. Так, с нынешнего года, официально узаконены и введены для широкого использования трудовые книжки в электронном формате. Однако у сотрудников и работодателей появляется множество разумных вопросов. Переход – обязательный или рекомендуемый? Для чего остаются бумажные носители? Какой документ приоритетнее в случае конфликта – бумажный или электронный? Как выглядит юридическая сторона перехода?

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка - идентичная цифровая копия бумажной версии документа. В ней также отображаются базовые сведения о местах трудоустройства и должностях сотрудника, но без учета данных об образовании и различных поощрениях работника – их в ЭТК не будет. Поэтому на работодателей накладывается дополнительная ответственность по предоставлению актуальных данных о кадровых изменениях в ПФР. Со временем аналоговый вариант трудовой книжки полностью сменится цифровым.

Причины перехода

Движущая сила перехода на ЭТК – реализация программы «Цифровая экономика». Это национальный проект, призванный повысить эффективность работы экономики нашей страны за счет активной цифровизации наиболее распространенных процессов. Работа проводится в рамках Указа N 203, подписанного Президентом страны.

Реалии таковы, что зачастую работодатели не лучшим образом относятся к правильному и своевременному заполнению трудовых книжек своих сотрудников. Потеря важных сведений негативно сказывается на качестве работы ПФР, отказывающего гражданам в назначении заслуженной пенсии. Прогнозируется, что ввод нового цифрового пространства для сбора и хранения пенсионных данных решит проблему, попутно снизив денежные траты работодателей на различные бумажные бланки. Аналогичного мнения придерживается Госдума, которая одобрила законопроект о введении ЭТК в рамках первого чтения.

Нормативная база

Введение ЭТК потребовало обновлений и доработки соответствующей нормативно-правовой базы. Изменения претерпели кодексы и федеральные законы:

  • вТрудовой кодекс добавилась статья 66.1, регламентирующая само понятие ЭТК и поэтапный ввод в документооборот. Статья зафиксировала базовый принцип работы электронной версии документа в области актуализации, ведения и хранения информации;
  • закон № 27-ФЗ, в котором зафиксировали новое требование к работодателям – подавать обновленный отчет в Пенсионный фонд с целью сбора базовой информации для заполнения ЭТК.

Также планируются изменения в КоАП РФ. Их суть – зафиксировать и регламентировать ответственность должностных лиц, находящихся в ответе за полноту сведений и своевременность подачи отчетной документации с данными о трудовом стаже наемного персонала.

Процедура перехода

Поэтапный ввод ЭТК запущен в 2020 году и продолжается по сей день. Переход и перенос сведений трудовой книжки в электронный формат являются добровольными. Работодатель действует в этом направлении только после получения согласия конкретного сотрудника. Ряд исключений предусмотрен для новых работников, которые начнут свой трудовой путь в 2021 году. Для них выбор не предусмотрен – сбор данных будет осуществляться в цифровом варианте.

Справедливо, что многих сотрудников из числа более старших поколений беспокоит судьба бумажных книжек. Если гражданин изъявляет желание сохранить ее, то ни один работодатель не имеет оснований для отказа. Работнику потребуется до конца 2020 года подать соответствующее заявление, составленной в письменной форме. В этом случае обе версии трудовой книжки – бумажная и электронная – будут вестись одновременно. Если заявление подано не будет, бумажный документ выдается сотруднику, а сбор и хранение сведений с 2021 года организуются в цифровом формате.

Преимущества ЭТК

Никто не застрахован от различного рода несчастных случаев или форс-мажорных обстоятельств. В том числе и работодатели, которые могут пострадать от пожаров, краж, потопов и прочих малоприятных вещей. Если офисное помещение довольно просто отремонтировать, то восстановление бумажной документации – долгий и кропотливый процесс, обремененный множеством бюрократических сложностей. Перенос документооборота организации в электронный формат помог бы решить ряд проблем:

  • наличие затрат в денежном и трудовом эквиваленте на покупку, содержание и обновление бумажной документации;
  • наличие ответственности за физическую сохранность бумажной документации;
  • сложность взаимодействия с теми сотрудниками, которые трудятся удаленно.

ЭТК невозможно потерять. Она всегда доступна для того, чтобы работник мог ознакомиться со своими релевантными данными, содержащимися в базе Пенсионного фонда. Также сотрудникам не придется тратить время на заверение копий ЭТК, требуемых различными государственными инстанциями. О выгодах взаимодействия с работодателем в плане дистанционной работы уже было сказано выше.

Существует альтернативное мнение, что бумажная книжка способна выступать в качестве сдерживающего фактора для персонала. Человек боится, что ему занесут в документ записи негативного характера и стремиться этого избежать. После перехода на ЭТК утаить факт наличия негативных записей (например, увольнение по дисциплинарным основаниям) будет уже невозможно. Однако многие россияне думают иначе и руководствуются принципом «нет бумажки – нет проблем», что не совсем правильно.

Что должны сделать работодатели?

Принятие нормативной базы, регламентирующей работу ЭТК, еще не завершено. Однако уже сейчас понятно, что часть ответственности за переход на электронный формат трудовых книжек лежит на работодателях. С начала текущего года они обязаны каждый месяц формировать и подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работников подконтрольной организации. На основе этой информации формируются ЭТП, поэтому:

  • работодатель в обязательном порядке информирует сотрудников об изменении законодательства в области внедрения ЭТК. Все подобные мероприятия документируются в письменной форме;
  • уполномоченные сотрудники организации обязаны внести изменения во внутренние документы организации, скорректировав принципы ведения документооборота;
  • в случае наличия такой потребности, работодатель обязан провести разъясняющую работу по обновлению внутренних документов организации в области ЭТК.

Срок подачи данных, которые необходимы для ведения ЭТК, в представительство ПФР стандартный – не позднее 15-го числа месяца, который наступает за отчетным. С января 2021 года информация о движении кадров в лице новых сотрудников будет направляться в ПФР до истечения рабочего дня, следующего за днем оформления увольнения или приема на работу. Указанные сведения включают в себя наименование документа, являющегося основанием увольнения или приема.

Если гражданин имеет трудовую книжку на руках и не числится работником какой-либо организации по состоянию на 31 декабря 2020 года, то за ним сохраняется право выбора одного из двух доступных вариантов ведения трудовой при оформлении на новом месте трудоустройства.

Кому доступные сведения о персонале?

Доступ к информации, содержащейся в ЭТК, будет осуществляться на сайте ПФР или через портал Госуслуги. Чтобы попасть в собственный личный кабинет, работнику необходимо пройти процедуру регистрации, а также подтвердить свою учетную запись в ЕСИА. Все это делается на портале государственных услуг. Если сотрудник организации ранее уже проходил описанные процедуры, то он может зайти в личный кабинет посредством ввода связки «логин/пароль».

Получение данных ЭТК доступно и в бумажном виде, но для этого придется подать заявку:

  • в адрес своего последнего работодателя;
  • в ПФР;
  • в МФЦ.

При приеме нового сотрудника в штат организации, работодатель получает данные ЭТК либо в бумажном, либо в электронном формате. Последний заверяется неквалифицированной цифровой подписью. В обоих случаях уполномоченные сотрудники организации физически заносят указанные сведения в кадровую систему предприятия. При увольнении работнику выдается специальный документ с подтверждением его стажа.

Возможны ситуации, когда данные ЭТК необходимы для получения каких-либо услуг, связанных с информацией по стажу или местам работы гражданина. Например, в МФЦ. Тогда работник пишет письменное согласие на предоставление этих данных операционистом МФЦ.

Будут ли вноситься сведения о поощрениях?

Законопроект N 748744-7 содержит в себе раздел «Сведения о трудовой деятельности». В нем определяются типы и формат информации, необходимой для корректной работы системы пенсионного страхования:

  • факт приема сотрудника на работу;
  • период работы в организации;
  • характер выполняемой сотрудником работы;
  • регистрационный номер организации, в которой трудится гражданин;
  • наименование организации, в которой трудится гражданин;
  • данные о переименованиях организации, в которой трудится гражданин;
  • наименование должности сотрудника;
  • специальность сотрудника;
  • профессия сотрудника;
  • перевод сотрудника на другую работу;
  • факт увольнения;
  • основание увольнения.

Предполагается, что также будут указаны реквизиты документов, которые считаются основаниями для официального оформления трудовых взаимоотношений. Ни одного пункта, по которому можно распознать внесение в систему информации о награждениях и премировании, не предусмотрено.

Порядок заполнения и представления новых форм

В связи с введением в документооборот ЭТК, для работодателей появляются две качественно новые формы отчетности – СЗИ-ТД и СЗВ-ТД. Их заполнение не вызовет особых сложностей для компетентного сотрудника, но каждая обладает рядом специфических особенностей.

  • СЗИ-ТД - форма предназначена для отражения в ней данных о деятельности сотрудников за время работы в организации. Прогнозируется, что заполненная форма будет передаваться трудящемуся в день увольнения;
  • СЗВ-ТД – форма заполняется на всех работающих в организации сотрудников, в том числе по совместительству. Условие – произведение кадровых мероприятий с работником в течение отчетного периода. К ним относятся: трудоустройство, увольнение, перевод между подразделениями, добавление второй профессии и так далее.

Ответственность за нарушения

Нарушения, связанные с работой ЭТК, классифицируются как искажение сведений о трудовой деятельности. За них работодатель может привлекаться к ответственности по всей строгости трудового законодательства. Если первое нарушение подразумевает предупреждение, то за повторное назначается штраф в размере до 50 тысяч рублей. Соответствующие поправки прописаны в законопроектеN 748744-7, который находится на стадии рассмотрения.

Также дополнительные изменения ожидаются в КоАП. Предполагается введение административной ответственности в адрес работодателя за предоставление в информационную систему Пенсионного фонда неполных или некорректных данных о трудовой деятельности своих сотрудников. Аналогичное наказание планируется за нарушение сроков предоставления.

Подобное бездействие или ошибки со стороны работодателя могут стать причиной невынужденных проблем у работника. Например, если он столкнулся с дополнительными препятствиями при трудоустройстве. Это является поводом для выплаты недополученного заработка в качестве компенсации в адрес сотрудника. Об этом свидетельствует статья 234 ТК РФ.

Заключение

Цифровые электронные системы по уровню своей надежности значительно опережают бумажное оформление документов. Нарастающая в нашей стране цифровизация задает новые стандарты ведения кадрового документооборота в организациях. Системы ПФР уже успели показать высокую степень защищенности внутренних процессов и баз данных, практически исключающих утечки собранной о работниках информации. Крайне вероятно, что в ближайшем будущем помимо трудовых книжек будут оцифрованы и другие типы документов.


Возврат к списку

 
Текст сообщения*
Загрузить файл или картинкуПеретащить с помощью Drag'n'drop
Перетащите файлы
Ничего не найдено
Защита от автоматических сообщений
 
Похожие статьи
Как уменьшить налог УСН
Как уменьшить налог УСН
Бухучет без бухгалтера
Бухучет без бухгалтера
Бизнес-инкубатор – для чего он нужен?
Бизнес-инкубатор – для чего он нужен?
13й месяц
и электоронная подпись
при покупке на год –
БЕСПЛАТНО

Подключить

Перезвоним в ближайшее время
с 9:00 до 18:00