Как ИП принять на работу сотрудника

Значительная часть индивидуальных предпринимателей работает в одиночку. Но интересы бизнеса, особенно – успешного, нередко требуют приема в штат наемных сотрудников. Любой работник – это не только дополнительные возможности, но и новые обязательства, возникающие у ИП перед государством.

Грамотно организованная процедура найма первого сотрудника предусматривает поэтапное выполнение нескольких шагов. Каждый из них следует описать подробнее.

Шаг №1. Выбор подходящего договора

Действующее законодательство предусматривает два основных вида договоров, заключаемых с наемным работником. Первый – это трудовой, а второй – гражданско-правовой. Проще всего понять особенности и преимущества каждого, рассмотрев наиболее существенные отличия между ними, представив их в наиболее наглядной табличной форме.

Параметр для сравнения

Разновидность договора

Трудовой

Гражданско-правовой

Подходящая для заключения договора ситуация

Систематическое выполнение работником должностных обязанностей. Типичные примеры: продавец (продажа товара), охранник (охрана помещения), водитель (управление автомобилем) и т. д.

Необходимость решения конкретной задачи, разовой или ограниченной по времени. Типичные примеры: рекламная кампания, создание сайта, совершение сделки и другие подобные мероприятия

Схема взаимодействия сотрудника и нанимателя

Исполнение заданий руководителя или должностных инструкций, соблюдение правил внутреннего распорядка, определенный график работы

Ориентация на конечный результат, а не на рабочий процесс. Отсутствие или минимальный уровень прямого контроля со стороны руководителя. Свободный график работы, возможность привлечения для решения задачи третьих лиц

Основной регламентирующий документ

ТК РФ

ГК РФ

Внесение сведений в трудовую книжку

Да

Нет

Страховые взносы – необходимость уплаты и размер

  • на пенсионное страхование (22%);
  • на медицинскую страховку (5,1%);
  • на травматизм (определяется по инструкции ФСС);
  • на временную нетрудоспособность (2,9%)
  • на пенсионное страхование (22%);
  • на медицинскую страховку (5,1%);
  • на травматизм (при включении в договор)

Социальные гарантии для работника

  • заработная плата (не реже одного раза каждые 15 дней);
  • ее уровень не ниже МРОТ;
  • оплачиваемый отпуск;
  • оплата больничного листка и социальных пособий;
  • компенсация при увольнении по инициативе работодателя

Оговариваются условиями договора, подписанного работодателем и сотрудником

Стремление работодателя подписать гражданско-правовой договор легко объяснимо. Основным аргументом в пользу такого подхода к решению проблемы становится заметно более короткий перечень обязательств.

Но при принятии решения необходимо учитывать схему взаимодействия с работником и выполняемые им функции. Заключение гражданско-правового договора там, где имеются все признаки трудового, вызывает вполне логичные вопросы со стороны контролирующих органов. Да и сам сотрудник имеет право обратиться в суд с требованием признать конкретный договор трудовым. Положительное решение судьи обернется доначислением страховых взносов, наложением штрафа и необходимостью выполнения других социальных обязательств, например, по выплате отпускных или полагающейся работнику заработной платы.

Важно. Любой подобный инцидент крайне негативно сказывается как на имидже индивидуального предпринимателя, так и на его последующих взаимоотношениях с налоговыми органами и наемными работниками. Намного проще и в конечном счете выгоднее сразу сделать все правильно и в точном соответствии с законодательством.

Шаг №2. Оформление комплекта сопроводительных документов

Следующий обязательный этап приема работника в штат ИП – оформление документов в области кадрового учета. По сути, он представляет собой самостоятельное мероприятие, которое проводится в несколько стадий:

сначала необходимо получить от работника комплект исходных документов. В его состав входят:

  • удостоверяющий личность паспорт;
  • трудовая книжка (не предоставляется при устройстве на работу по внешнему совместительству);
  • СНИЛС;
  • военный билет (для военнообязанных) или удостоверение (для призывника);
  • при необходимости и наличии специальных требований к квалификации исполнителя – документы, подтверждающие получение образования или прохождение профессиональной подготовки.

При первом трудоустройстве трудовая книжка и СНИЛС оформляются работодателем. Важно отметить, что обязательства по получению полиса ОМС возлагаются на работника;

  • затем следует оформить заявление о приеме на работу. Обычно документ составляется сотрудником, хотя может быть подготовлен и предпринимателем. Во втором случае требуется его подписание работником;
  • далее составляется и подписывается трудовой договор. Документ оформляется в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Он вручается сотруднику под роспись;
  • после этого происходит ознакомление принятого работника с правилами внутреннего распорядка. К ним относятся должностные инструкции, график работы и другие подобные документы. Факт инструктажа фиксируется под роспись;
  • в силу п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных обработка персональных данных осуществляется с согласия работника, поэтому целесообразно оформить письменное согласие на обработку персональных данных;
  • в случае перечисления зарплаты на банковскую карту оформите от работника заявление с реквизитами карты;
  • далее составляется приказ о приеме сотрудника на работу. Он датируется не ранее срока заключения договора. Работник знакомится с содержанием приказа под роспись;
  • завершающая стадия кадрового делопроизводства предполагает оформление личной карточки сотрудника и внесение соответствующей записи в его трудовую книжку. Последнее действие следует осуществить не позднее недели с момента подписания сторонами трудового договора.

Важно. Описанную процедуру оформление комплекта документов, сопутствующих приему на работу нового сотрудника, сложно назвать простой. При отсутствии в штате ИП специалиста по кадрам, целесообразно доверить ее осуществление профессионалам, например, пригласив аутсорсинговую компанию.

Шаг №3. Информирование ФСС и ПФР

До 2017 года предприниматель был обязан информировать о приеме на работу сотрудника все контролирующие органы, включая налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Сегодня необходимо уведомить об этом ФСС и ПФР.

В случае информирования ФСС обязательство возникает при подписании с работником любого трудового договора или гражданско-правового соглашения, в котором присутствует необходимость совершения взносов на травматизм.

На регистрацию нового сотрудника в ФСС отводится 30 дней со дня заключения с первым из нанимаемых работников трудового договора, либо соответствующего гражданско-правового договора. Нарушение указанного срока ведет к штрафу в размере 5 тыс. руб. при просрочке до 90 суток или 10 тыс. руб. для более длительного проступка.

Процедура регистрации достаточно проста и предусматривает предоставление в ФСС нескольких документов, в числе которых:

  • заявление от ИП;
  • копия паспорта предпринимателя;
  • копии трудовых книжек принятых в штат сотрудников;
  • гражданско-правовые договоры с ними, если в тексте соглашения присутствует необходимость выплаты взносов на травматизм.

Важно. Представлять в ФСС трудовые договоры не требуется, так как они содержат обязательства по совершению страховых взносов на травматизм по умолчанию.

Регистрация осуществляется в течение пяти рабочих дней. Страхователю выдается уведомление о регистрации.

В части информирования ПФР: работодателей обязали подавать сведения по форме СЗВ-ТД на следующий день после приема или увольнения сотрудников. При этом необходимо помнить, что при первой подаче СЗВ-ТД через ТКС сначала необходимо заключить заявление с ПФР, которое оно рассматривает в течение 3- рабочих дней.

Напомним, СЗВ-ТД необходимо представлять, если произошло кадровое изменение (например, постоянный перевод) или работник подал заявление о выборе формата трудовой книжки. Сведения о кадровых перемещениях за исключением приема и увольнения нужно передавать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Если организация не представит в ПФР сведения о трудовой деятельности работника в срок либо передаст неполную или недостоверную информацию, ответственность за это понесет должностное лицо. Ему будет грозить предупреждение или штраф от 300 до 500 руб. Изменения вступят в силу 1 января 2021 года. Сейчас за подобное могут наказать как за нарушение трудового законодательства: вынести предупреждение или оштрафовать. Для должностных лиц штраф составляет от 1 тыс. до 5 тыс. руб., для юрлиц - от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Шаг №4. Выплата налогов и взносов

Еще одно обязательство работодателя, касающееся нанятого сотрудника, заключается в необходимости регулярно платить налоги и взносы с заработной платы. Его невыполнение чревато серьезными санкциями со стороны фискальных органов, в числе которых не только ИФНС, но и трудовая инспекция, а также Прокуратура.

Две последних инстанции также очень активно участвуют в разрешении конфликтных ситуаций, связанных с невыплатой зарплаты. Причем их эффективность нередко оказывается даже выше, чем у налоговой инспекции. Самый простой способ избежать подобных проблем – доверить начисление налогов и взносов профессионалам, пригласив для сотрудничества серьезную аутсорсинговую компанию.

Шаг №5. Сдача отечности по налогам и взносам

Последнее по списку, но не по важности, обязательство, касающееся нанятого сотрудника, заключается в своевременной сдаче отчетности по налогам и взносам.

Так, ИП, у которого есть работники, сдает:

  • отчетность по страховым взносам;
  • отчетность по НДФЛ с доходов работников;
  • сведения о среднесписочной численности.

Отчетность по взносам сдается ежеквартально: в ИФНС - расчет по страховым взносам, в ФСС - форму 4-ФСС. В ПФР сдается персонифицированную отчетность: СЗВ-М - каждый месяц, СЗВ-СТАЖ - раз в год, СЗВ-ТД - при изменении сведений о работе.

Отчетность по форме 6-НДФЛ сдается ежеквартально в ИФНС. Сведения о среднесписочной численности сдаются ежегодно также в ИФНС.

Возврат к списку

 
Текст сообщения*
Загрузить файл или картинкуПеретащить с помощью Drag'n'drop
Перетащите файлы
Ничего не найдено
Защита от автоматических сообщений
 
13й месяц
и электоронная подпись
при покупке на год –
БЕСПЛАТНО

Подключить

Перезвоним в ближайшее время
с 9:00 до 18:00