Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

В статье рассмотрим, какими бывают основные документы, необходимые для ведения своего дело, а также то, как с ними работать.

Общая характеристика документов

Среди основных документов ИП и юридическим лицам следует обратить внимание на:

  1. Договоры – обычно нужны для фиксации начала правоотношений. В них определяются условия сотрудничества, устанавливаются сроки и стоимость оказания услуг. Если клиент постоянный, разрешается составлять один договор на несколько сделок.
  2. Чек или бланк строгой отчетности (БСО) – необходимы для подтверждения перечисления оплаты за товар или услугу. Они могут выдаваться на руки клиенту, либо отправляться по интернету.
  3. Счет – не считается обязательным, используется больше для удобства. В нем содержится сумма к оплате, перечень товаров или услуг, банковские реквизиты продавца.
  4. Счет-фактура – выписываются ИП и юридическими лицами, использующими режим налогообложения ОСНО, поскольку именно они работают с НДС. В редких случаях этот счет выставляется предпринимателями другим систем (УСН, ЕНВД или патента).
  5. Накладная – выдается при отгрузке товаров.
  6. Акт – обе стороны сделки подписывают его по результатам окончания оказания услуг или выполнения работ.

Договоры

Договор - это письменное соглашение, закрепляющее правовой статус сторон сделки. Обычно в него включены следующие разделы:

  • предмет договора – то, по поводу чего подписано соглашение (поставка товара, оказание определенной услуги);
  • размер оплаты, дата ее перечисления и порядок расчета;
  • права и обязанности сторон, а также их ответственность, например, за нарушение сроков или невыполнение отдельных условий;
  • процедура изменения или расторжения сделки;
  • реквизиты сторон с указанием расчетных счетов, ИНН, ОГРН и адресов.

В большинстве случаев договор оформляется в письменном виде в двух экземплярах. Каждый из них содержит подписи и печати обеих сторон.

Важно! Для некоторых сделок закон не требует письменного оформления. Так, договор купли-продажи считается заключенным с момента передачи покупателю чека, либо иного документа, подтверждающего факт оплаты.

Счета

Счет на оплату не считается первичным документом, поскольку не составляется в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее, а также не отражается в учете. При этом он все равно играет важную роль при проведении расчетов между партнерами.

Выставляет счет продавец, а оплачивает его покупатель или другое, уполномоченное им лицо. Основная цель документа – уведомление о необходимости перечисления определенной денежной суммы. При отсутствии предварительно подписанного договора счет расценивается как оферта, если в нем содержатся все существенные условия сделки. Перечисление денежных средств в такой ситуации признается принятием оферты, а оплаченный документ служит для подтверждения сделки, заключенной сторонами.

Важно! Если продавец товаров или услуг относится к плательщикам налога на добавленную стоимость, он должен отдельной строкой выделить сумму НДС. Когда же предприниматель работает на других режимах налогообложения (УСН, ЕНВД, патент), этого делать не надо. В счете просто ставится отметка «‎Без НДС» с указанием причины, например, «‎В соответствии с п.3 ст.346.11 НК РФ» (для ИП на «‎упрощенке»).

Не существует утвержденных форм счета, однако на практике в нем должны содержаться следующие реквизиты:

  • номер и дата;
  • реквизиты продавца и покупателя;
  • наименование товара, услуги с указанием итоговой стоимости;
  • ставка и величина НДС;
  • срок перечисления средств.

Счет-фактура

Обязанность выставлять счет-фактуру имеется лишь у юридических лиц и предпринимателей, которые являются в соответствии с требованиями НК РФ плательщиками НДС. Речь идет чаще всего о тех, кто пользуется общей системой налогообложения. Цели выдачи счета-фактуры следующие:

  1. Зафиксировать факт выполнения работы или оказания услуги.
  2. Подтвердить сумму выплаченного НДС, чтобы потом его можно было зачесть.

Счет-фактура оформляется в двух экземплярах: первый передается покупателю, а второй остается у продавца. Сроки выставления данного документа составляют 5 дней после отгрузки товара или оказания услуги. Что касается реквизитов счета, то они закреплены налоговым законодательством. Так, в нем обязательно должны быть указаны:

  • номер и дата формирования;
  • наименования сторон;
  • реквизиты платежных документов;
  • перечень товаров (их количество), либо описание работ или услуг;
  • сумма акциза (при наличии подакцизных товаров);
  • ставка налога и его сумма;
  • общая стоимость без налога, а затем и с его учетом;
  • страна происхождения товара и номер таможенной декларации (если производителем является не Россия).

Российское законодательство разрешает обмениваться счетами-фактурами по интернету. Для подтверждения их юридической силы уполномоченные лица ставят электронные подписи.

Справка! При реализации товаров или оказании услуг организации начисляют НДС путем выписки счета-фактуры. После этого они обязаны зарегистрировать документ в специальной книге, а также журнале учета. Суммы НДС, указанные там, затем фиксируются в налоговых декларациях.

Платежные документы

Цель данных документов заключается в подтверждении перечисления оплаты за товары или услуги. К ним относятся:

  • платежные поручения;
  • платежные требования;
  • чеки;
  • бланки строгой отчетности (БСО).

При получении предпринимателем денег через банковское учреждение, то есть безналичным путем, выдача документа об оплате не производится, поскольку у клиента на руках имеется платежное поручение. Оно используется для подтверждения перечисления средств на конкретный счет с определенными реквизитами.

Оплата наличными, картой или через электронные системы (например, Яндекс.деньги) должна сопровождаться выдачей покупателю кассового или товарного чека, либо БСО. Выбор конкретного документа напрямую зависит от налогового режима, а также вида деятельности предпринимателя.

Важно! Кассовый чек печатается при помощи специальной техники. Ее должны применять все, кроме субъектов, перечисленных в п.2 ст.2 ФЗ №54 «‎О применении контрольно-кассовой техники» от 22 мая 2003 года.

Товарный чек

Что касается товарного чека, то его форма законом не установлена, поэтому можно разработать свою. В нее следует включить такие реквизиты, как:

  • наименование документа;
  • порядковый номер и дату выдачи;
  • название ООО, либо персональные данные ИП;
  • перечень проданных товаров или оказанных услуг;
  • сумма к оплате;
  • подпись уполномоченного лица.

Статья 2 уже упомянутого ФЗ №54 закрепляет перечень видов деятельности, при занятии которой организации вправе не использовать кассовые аппараты. Однако они все равно должны выдавать товарный чек по требованию покупателя. Именно этот документ будет считаться юридическим фактом для подтверждения оплаты.

Бланк строгой отчетности

Требования к БСО в 2020 году претерпели определенные изменения. К наиболее важным из них относятся:

  • отмена возможности изготовлять бланки строгой отчетности в типографии;
  • необходимость наличия тех же реквизитов, что и в чеке;
  • устройства для печати БСО должны обладать теми же функциями, что и контрольно-кассовая техника.

Важно! Есть компании, которые в своей деятельности применяют особые, унифицированные формы БСО, например, компании-перевозчики (при выдаче железнодорожных, воздушных и иных билетов). Для них продолжает действовать прежний порядок.

Накладная

Накладная является первичным бухгалтерским документом для оформления продажи товаров другому индивидуальному предпринимателю или юридическому лицу. В работе с обычными гражданами она обычно не используется.

Накладную выписывают в двух экземплярах:

  • первый должен оставаться у поставщика (грузоотправителя), чтобы тот имел возможность доказать факт отгрузки товаров;
  • второй – предоставляется покупателю (грузополучателя) для подтверждения приемки и дальнейшего получения вычета по НДС.

Стандартная накладная имеет форму ТОРГ-12, однако разрешается использовать и свой собственный бланк. В нем фиксируется следующая информация:

  • наименования сторон (грузоотправителя и грузополучателя);
  • перечень товаров, их количество;
  • общая стоимость, включая сумму НДС;
  • банковские реквизиты сторон;
  • подписи уполномоченных лиц и печати организаций (или ИП).

Справка! Товарную накладную можно объединить со счетом-фактурой, для этого применяется рекомендуемая ФНС форма универсального передаточного документа.

Акты

Данный документ подписывается исполнителем и заказчиком. Его назначение заключается в подтверждении оказания услуг или выполнения работ. Кроме того, он фиксирует отсутствие претензий по поводу качества со стороны заказчика.

На данный момент отсутствует унифицированная форма акта, обязательная к применению всеми организациями. Они (как и ИП) вправе самостоятельно разрабатывать бланк документа. Обычно в него включены следующие реквизиты:

  • порядковый номер;
  • дата составления;
  • наименования исполнителя и заказчика;
  • банковские реквизиты обеих сторон;
  • номер договора (если он был предварительно заключен), на основании которого выполняются работы;
  • перечень оказанных услуг;
  • общая стоимость;
  • печати и подписи сторон.

Акт составляется в двух экземплярах. После его подписания предъявить претензии к исполнителю будет затруднительно.

Заключение

Таким образом, многообразие документов поначалу может вызывать у предпринимателей затруднение. Однако все они являются доказательством факта проведения определенных хозяйственных операций. Договор необходим для фиксации прав и обязанностей сторон сделки, чеки подтверждают факт перевода денежных средств для оплаты услуг или товаров, акт закрепляет отсутствие претензий у заказчика.

Взаимоотношения как с клиентами, так и с поставщиками должны быть оформлены должным образом. Это поможет избежать проблем с налоговой при проведении проверок и защитить свои права при наличии конфликтных ситуаций с заказчиками или партнер.

 
Текст сообщения*
Загрузить файл или картинкуПеретащить с помощью Drag'n'drop
Перетащите файлы
Ничего не найдено
Защита от автоматических сообщений
 
13й месяц
и электронная подпись
при покупке на год –
БЕСПЛАТНО

Подключить

Перезвоним в ближайшее время
с 9:00 до 18:00