Расчет 6-НДФЛ

Содержание:

Определение и правовое регулирование
Состав и содержание документа
Сроки предоставления
Основные требования в части оформления
Штрафные санкции за нарушения сроков подачи или правил оформления 6-НДФЛ
Правила заполнения разделов документа
Особенности оформления и предоставления отчета 6-НДФЛ в различных ситуациях
Пример правильного оформления 6-НДФЛ
Вывод

Выплата заработной платы сопровождается необходимостью начислять и платить НДФЛ. Эта аббревиатура означает налог на доходы физических лиц, часто называемый просто подоходным налогом. Данное правило в равной степени касается всех видов хозяйствующих субъектов – и ИП, и юридических лиц.

Для того, чтобы отчитываться перед фискальными органами по начислению подоходного налога, используются два вида отчетов – 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Первый необходимо составлять и сдавать в ИФНС каждый квартал, а второй – по итогам года. В статье подробно описываются наиболее важные моменты, связанные с отчетом по форме 6-НДФЛ – правила составления, периодичность и сроки подачи, особенности оформления в разных типовых ситуациях.

Определение и правовое регулирование

Форма 6-НДФЛ представляет собой относительно новый вид обязательных отчетов, который используется для предоставления сведений по налогу на доходы с физлиц всеми налоговыми агентами. Основные требования по расчету и оформлению документа определены Приказом № ММВ-7-11/450@, подписанным руководителем ФНС РФ 14 октября 2015 года. По состоянию на сегодняшний день действует редакция нормативного акта, утвержденная другим ведомственным Приказом - № ММВ-7-11/18@, принятым 17 января 2018 года.

6-НДФЛ оформляется в двух видах - бумажном или электронном. В настоящее время первый вариант имеют право применять только те ИП и организации, в штате которых работает менее 25 сотрудников. При превышении указанного количества разрешается подача отчета исключительно в электронном формате.

ВАЖНО. Начиная с 2020 года в правила вносятся очередные изменения. Возможность подавать бумажный отчет сохранится только для предприятий и ИП с количеством сотрудников до 10 человек. Все остальные хозяйствующие субъекты будут обязаны подавать документ в электронном виде.

Характерной особенностью 6-НДФЛ выступает тот факт, что его введение не привело к отмене необходимости оформлять и сдавать более «старый» вариант отчета по подоходному налогу – 2-НДФЛ. В настоящее время документы дополняют друг друга, а их основное отличие заключается в двух существенных моментах:

6-НДФЛ оформляется ежеквартально с нарастающим по году итогом, а 2-НДФЛ – только раз в год;
6-НДФЛ включает данные о начисленном налоге в целом по ИП или компании, а 2-НДФЛ – сведения по каждому физлицу.

ВАЖНО. Необходимость своевременного оформления и подачи расчета 6-НДФЛ в ИФНС не вызывает сомнений. Любые нарушения правил составления или подачи отчета, регламентированных на законодательном уровне, оборачиваются не только серьезными штрафными санкциями, но и пристальным вниманием со стороны фискальных органов, что сложно отнести к числу положительных для бизнеса факторов.

Состав и содержание документа

Рассматриваемый отчет имеет сравнительно небольшой объем и включает в себя три подраздела:

Титульный лист (часто именуется просто – «страница 001»).
Раздел 1. Включает информацию об обобщенных показателях начисленного по организации или ИП подоходного налога.
Раздел 2. Содержит расшифровку данных по датам и величине доходов, полученных физлицами, а также размеру удержанного и уплаченного с них НДФЛ.

ВАЖНО. В отличие от большей части других обязательных отчетов, рассматриваемый документ не имеет так называемой «нулевой» формы. При отсутствии выплат физлицам на протяжении календарного года необходимость оформлять и сдавать документ в ИФНС не возникает.

Действующие нормативные документы четко регламентируют сведения, которые должны быть включены в отчет. К ним относятся следующие виды дохода, получаемого физлицами:

ЗП и премии работникам;
вознаграждения, выплаченные в рамках гражданско-правовых договоров;
дивиденды собственникам предприятия;
займы на безвозмездной основе;
подарки на сумму от 4 тыс. рублей (на одно физическое лицо в год);
некоторые разновидности материальной помощи, например, при выходе работника на пенсию, на рождение или усыновление детей и т.д.

Не требуется включать в расчет такие виды доходов физлиц:

не облагаемые НДФЛ в соответствии с положениями ст. 217 НК РФ (пример – материальная помощь сотруднику в случае смерти родственника);
компенсационные выплаты работникам в случае стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций;
выплаты лицам, признанным жертвами террористических атак, и т.д.

ВАЖНО. Необходимость в оформлении и подаче 6-НДФЛ возникает даже тогда, если в течение года была совершена хотя бы одна выплата физическому лицу, подлежащая отражению в отчете.

Сроки предоставления

Расчет 6-НДФЛ относится к ежеквартальным отчетам. Сроки предоставления документа регламентируются действующим налоговым законодательством:

за 1-й, 2-й и 3-й квартал необходимо отчитаться до конца месяца, наступившего за отчетным периодом (соответственно – до 30 апреля, 31 июля и 31 октября);
по итогам года последний срок предоставления документа – 1 марта года, наступившего вслед за отчетным. Это нововведение начнет действовать с 2020 года, предыдущий вариант законодательства предусматривал подачу отчета до 1 апреля.

В отношении 6-НДФЛ действует стандартная для любых налоговых отчетов практика. Если последний день подачи документа выпадает на нерабочий день - выходной или праздничный, он переносится на следующий рабочий.

ВАЖНО. Если доход физлицу был выплачен только во 2-м квартале, требуется оформлять 6-НДФЛ по результатам всех оставшихся кварталов года – 2-го, 3-го и в целом за год, так как расчет ведется с нарастающим итогом.

Основные требования в части оформления

При составлении 6-НДФЛ необходимо учитывать стандартный набор требований, который применяется по отношению к любым видам обязательной налоговой отчетности. В их число входят следующие базовые правила оформления документов:

ячейки бланка заполняются традиционно – слева направо, начиная с крайнего левого поля;
в пустых ячейках документа в бумажном виде требуется ставить прочерки. Если речь идет о полях с цифрами, в крайне левой ячейке ставится ноль, в остальных – прочерки;
двусторонняя печать при бумажном формате отчета не допускается;
при заполнении документа от руки разрешается использование чернил трех цветов – синего, черного или фиолетового;
при заполнении документа на компьютере разрешается использование типового шрифта – Courier New с высотой букв 16-18.

Штрафные санкции за нарушения сроков подачи или правил оформления 6-НДФЛ

Правильное составление и своевременная подача любой обязательной отчетности – одной из условий ведения успешного бизнеса. Данное правило полностью применимо по отношению к 6-НДФЛ.

За нарушения требований в части сроков подачи или правил оформления документа отчета предусмотрены следующие виды санкций:

при несвоевременном предоставлении отчета – штраф в размере 1 тыс. руб. за каждый месяц просрочки, не важно – полный или неполный;
в случае просрочки продолжительностью более 10 суток – в качестве дополнительного наказания осуществляется блокировка расчетного счета ИП или ООО;
при указании ошибочных сведений – штраф на сумму 500 руб. за каждый недостоверный отчет в бумажном формате и 200 руб. за документ в электронном виде.

Правила заполнения разделов документа

Несмотря на сравнительно небольшой объем отчета 6-НДФЛ, у налогоплательщиков нередко возникают вопросы, касающиеся грамотного оформления документа. Поэтому целесообразно рассмотреть правила заполнения каждого из его разделов.

Титульный лист

Меньше всего вопросов и трудностей вызывает заполнение титульного листа отчета 6-НДФЛ. По сути, от работника бухгалтерии требуется просто ввести стандартный набор реквизитов, относящихся к документу, налоговому агенту и контролирующему его деятельность органу ИФНС по месту регистрации. К ним относятся:

название и дата составления отчета;
ИНН и КПП организации или ИП;
отчетный период;
при необходимости – номер корректировки;
код налогового органа;
код налогового агента по ОКТМО;
контактный телефон налогоплательщика;
название ООО или ИП;
подпись ответственного представителя налогового агента с расшифровкой.

Раздел 1

В первом разделе рассматриваемого отчета указываются данные о полученных физлицами от налогового агента доходах, предоставленных налоговых вычетах и начислениях НДФЛ. При использовании нескольких видов ставки подоходного налога, информация должна быть предоставлена по каждому из них.

Другие важные особенности оформления раздела 1 проще и нагляднее расписать по строкам документа:

010 – указывается используемая для начисления налога ставка;
020 – включает данные о доходе сотрудника за отчетный период без вычета НДФЛ. Он включает ЗП, отпускные и другие подобные налогооблагаемые выплаты;
030 – содержит данные о сумме удержанных с работника налогов, включая как имущественные, так и социальные;
040 – начисленный НДФЛ;
025 и 045– указываются данные о выплате дивидендов и НДФЛ, начисленном с них (заполняются при наличии доходов этого вида);
050 – вносятся сведения о доходе, полученном мигрантом, и начисленном НДФЛ (заполняется при необходимости);
060 – включает численность работников и других физических лиц, доходы которых вошли в расчет;
070 – приводится общая сумма НДФЛ, удержанная в течение года (рассчитывается с нарастающим итогом);
080 – содержит сумму НДФЛ, которая по тем или иным причинам не может быть удержана налоговым агентом до окончания календарного года;
090 – в данную строку вносятся суммы НДФЛ, возвращенные физическому лицу в течение года.

Раздел 2

Второй раздел отчета целиком отводится для сведений, относящихся к отчетному кварталу. В нем содержатся расставленные в хронологическом порядке данные о начисленном и уплаченном НДФЛ с обязательным указанием дат совершения операций. Порядок заполнения раздела 2 имеет определенную специфику, которая выражается в нескольких правилах:

в расчет не включаются выплаты, которые не облагаются подоходным налогом;
обязательно указываются суммы доходов, влияющие на исчисление НДФЛ;
данные второго раздела отчета могут не совпадать с приведенными в первом, что вполне логично, так как они учитывают только текущий квартал;
если в один день совершены выплаты, НДФЛ с которых имеет разный срок уплаты или налоговую ставку, необходимо их раздельное занесение в документ.

К числу наиболее важных особенностей заполнения каждой строки раздела следует отнести такие:

100 – содержит дату совершения выплаты с учетом специфики дохода (для зарплаты – последний день месяца, для больничного или отпускных – день выдачи денежных средств и т.д.);
110 – включает дату удержания НДФЛ. В большинстве случаев не отличается от той, что указана в строке 100. Исключения – начисление НДФЛ с авансов, с материальной помощи, с различного вида доплат;
120 – указывается дата перечисления налога в бюджет;
130 – суммируются доходы до удержания НДФЛ;
140 – вносится общая сумма начисленного и выплаченного подоходного налога.

ВАЖНО. Как правило, наибольшие проблемы при заполнении второго раздела отчета вызывает правильное определение дат – получения дохода, начисления НДФЛ и его уплаты. Наиболее важные требования законодательства по этому вопросу приведены в таблице.

Разновидность дохода	Дата получения	Дата уплаты НДФЛ
Зарплата или аванс, премия	Последний день каждого месяца – для ежемесячных выплат. Для премии - квартальной, полугодовой и годовой – дата непосредственной выдачи	Последний срок – день, следующий за днем выдачи. При выплате аванса в последний день месяца, он учитывается как зарплата и также отражается в отчетности
Отпускные и выплаты по больничному листу	День фактической выплаты денежных средств	Последний день месяца, в течение которого была совершена выплата
Выплаты при увольнении (компенсация за неполученный отпуск, заработная плата)	Последний день работы сотрудника	Последний срок – день, следующий за днем выплаты
Дивиденды	День фактической выплаты денежных средств	Для ООО – день, следующий за днем выплаты. Для АО – в течение месяца с момента окончания срока действия договора или истечения налогового периода
Подарки, имеющие натуральную (вещную) форму	День вручения подарка	Последний срок – день после дня получения подарка

ВАЖНО. В подавляющем большинстве случаев дата начисления/удержания НДФЛ совпадает с датой выплаты дохода. Из этого правила существует только три исключения:

аванс. НДФЛ удерживается в день выплаты основной ЗП;
сверхнормативные суточные. Дата удержания – ближайший день выплаты заработной платы за месяц;
подарки на сумму от 4-х тыс. руб. и материальная выгода. Налог начисляется и удерживается в день следующей выплаты зарплаты.

Еще один немаловажный нюанс, связанный с правилами заполнения раздела 2 отчета 6-НДФЛ, заключается в следующем. Если дата уплаты подоходного налога приходится на 1-й квартал следующего календарного года, отражать доход в документе за последний квартал текущего года не нужно. Данные должны включаться в раздел 2 отчета за 1-й квартал следующего года. Пример подобных выплат – декабрьская заработная плата, которая выплачивается в январе.

Особенности оформления и предоставления отчета 6-НДФЛ в различных ситуациях

Обязанность составлять и подавать в налоговые органы расчет по форме 6-НДФЛ существует более 3-х лет. Несмотря на это, достаточно часто возникают ситуации, когда в процессе оформления документа возникают существенные трудности. Некоторые из самых распространенных случаев, часто встречающихся в практике самых разных хозяйствующих субъектов, целесообразно рассмотреть подробнее.

Наличие обособленных подразделений

В общем случае 6-НДФЛ, как и практически любой другой налоговый отчет, сдается по месту регистрации ИП или организации. Если предприятие имеет обособленные подразделения, учет доходов их работников ведется там, где данный филиал или представительство зарегистрированы.

В подобной ситуации оформление отчета по подоходному налогу производится с учетом следующих требований:

для всех обособленных подразделений составляется отдельный документ, если они имеют разные ОКТМО и находятся на территории различных муниципалитетов;
в отчет включаются данные по доходу и удержанному с него НДФЛ лиц, работающих по трудовым и гражданско-правовым договорам;
допускается постановка на учет в одной ИФНС обособленных подразделений, подведомственных разным налоговым инспекциям, но находящихся на территории одного муниципалитета.

ВАЖНО. Самостоятельно разобраться в нюансах российского налогового законодательства далеко не так просто, как кажется на первый взгляд. Нередко самым простым вариантом решения возникающих в ходе ведения бизнеса проблем становится обращение к профессионалам – специализированным консалтинговым фирмам, предоставляющим бухгалтерские и юридические услуги на условиях аутсорсинга.

Работа сотрудника в нескольких филиалах или представительствах

Достаточно часто на практике встречается ситуация, когда один работник в рамках отчетного периода трудится в нескольких обособленных подразделениях компании. В данном случае возникает необходимость подготовки нескольких отчетов 6-НДФЛ – по одному для изменения любого из трех реквизитов филиала или представительства, а именно: КПП, ИНН и кода ОКТМО.

Особое внимание в процессе оформления документа следует уделять правильному указанию названий головного предприятия и обособленных подразделений. Кроме того, следует обязательно внимательно проверять соответствие внесенных в отчет КПП, ИНН и кода ОКТМО для каждого конкретного случая.

Смена юридического адреса

Достаточно часто изменение адреса компании или ИП приводит к необходимости постановки на учет в новой ИФНС. В подобной ситуации необходимо предоставить в налоговый орган отчет 6-НДФЛ по двум периодам:

за время до даты новой регистрации с указанием старого кода ОКТМО;
за время после регистрации, когда в документ заносится новый код ОКТМО.

Еще одно правило, которое следует соблюдать в данном случае, заключается в следующем. При оформлении отчета необходимо указывать КПП, полученный по месту новой регистрации.

Отражение излишне уплаченного налога

Сумма подоходного налога, которая подлежит возвращению физическому лицу, заносится в строку 090. Она рассчитывается с нарастающим итогом. Если речь идет о возврате средств, выплаченных в предыдущем календарном году, данные необходимо указывать в разделе 1 отчета.

При этом необходимо учитывать еще два важных момента. Во-первых, вносить сведения в раздел 2 не нужно, а во-вторых, уточненный расчет 6-НДФЛ по итогам прошлого года не составляется. Если средства уплачиваются и возвращаются в рамках одного квартала, данные должны отражаться во втором разделе документа за этот отчетный период.

Включение в расчет 6-НДФЛ доплаты к отпуску

Нередко вопросы вызывает включение в отчет по форме 6-НДФЛ дохода физического лица, полученного в виде доплат к отпуску. В подобной ситуации для точного отражения данных необходимо соблюдать несколько правил:

датой получения дохода считается момент фактической выдачи средств;
день выплаты указывается в строках 100 и 110, заполняемых идентично;
в строке 120 проставляется день, который следует за датой выдачи средств.

ВАЖНО. В качестве дополнения: этот вид получаемого физлицом дохода в обязательном порядке учитывается в 2-НДФЛ с указанием кода - 4800.

Особенности учета материальной выгоды

При учете НДФЛ под материальной выгодой понимается доход, полученный физлицом в вещной или натуральной форме, который не сопровождается непосредственной передачей денег. Он обязательно отражается в 6-НДФЛ. При этом следует учитывать ряд требований

датой получения дохода считает день извлечения выгоды, датой удержания и уплаты НДФЛ – день очередной денежной выплаты сотруднику;

в первом разделе информация о доходе, удержанном и уплаченном налоге заносится в строки 020, 040 и 070. Вносить данные в 080 не нужно;
во втором разделе в строку 100 вносится дата получения, в строку 110 – дата начисления НДФЛ, показатели в строках 130 и 140 рассчитываются в общепринятом порядке.

Выдача больничных

Основное правило учета НДФЛ при выплате больничного пособия – перечисление подоходного налога в срок, не позднее последнего дня того месяца, в рамках которого произошла выплата. Единственное исключение – дата платежа в бюджет переносится на следующий рабочий день, если обычный срок выпадает на выходной или праздничный.

В качестве примера для заполнения 6-НДФЛ в данном случае можно привести такую наглядную ситуацию: 9 декабря произошла оплата больничного сотруднику предприятия. Операция должна быть отражена в налоговой отчетности следующим образом:

данные о доходе включаются как в два отчета – итоговый по текущему году и за 1 квартал следующего;
по текущему году они заносятся в раздел 1 в строки 020, 040 и 070;
в квартальном отчете следующего года в строках 100 и 110 указывается 9 декабря (дата выдачи), в строке 120 – 9 января (дата уплаты), в строках 130 и 140 – расчетные показатели, получаемые по стандартной формуле.

Учет отпускных

В подобной ситуации днем получения дохода следует считать дату выдачи денежных средств. Срок уплаты подоходного налога – последний день месяца, в рамках которого отпускные были получены. Оформление 6-НДФЛ происходит с учетом этих достаточно простых правил.

Сложности возникают в том случае, если необходимо пересчитать уже выданные отпускные с учетом дополнительных премий или других выплат, причитающихся работнику. Каждый такой случай требует отдельного рассмотрения, а предпринимаемые налоговым агентом действия, например, подача откорректированного отчета 6-НДФЛ, зависят от того, увеличилась или уменьшилась налогооблагаемая база. Как правило, в случае увеличения размера отпускных, предоставлять уточненный расчет не требуется, так как изменения отражаются в следующем отчете.

Заполнение 6-НДФЛ при ликвидации хозяйствующего субъекта

Ликвидация юридического лица или ИП – стандартная и часто реализуемая на практике процедура. Ее осуществление предполагает закрытие задолженностей перед бюджетом, для чего требуется оформление соответствующей налоговой отчетности.

При ее заполнении применительно к расчету по форме 6-НДФЛ следует учитывать два правила:

в ячейке «Форма …» указывается цифра 0;
ячейка «ИНН/КПП …» не заполняется, так как нужные сведения указываются в других ячейках – «КПП» и «ИНН».

Пример правильного оформления 6-НДФЛ

Проще всего понять, как следует заполнять отчет по форме 6-НДФЛ, на конкретном примере. Далее приводятся сведения, которые необходимо включить в документ в соответствии с описанными выше правилами. Для удобства восприятия информации некоторые цифры округлены.

Код отчетного периода – 34.

Численность персонала – 15 человек (стоит отметить, что в этом случае до 2020 года допускается подача как бумажной, так и электронной отчетности по подоходному налогу).

Данные за год в целом:

общая сумма начисления ЗП, премий, пособий по временной нетрудоспособности и отпускных – 9,285 млн. руб.;
размер предоставленных вычетов – 43,2 тыс. руб.;
общая величина НДФЛ – 1,201 млн. руб. (в реальном расчете требуется указать сумму с точностью до рубля);
НДФЛ начислен и уплачен в бюджет в полном объеме, за минусом подоходного налога (100,1 тыс. руб.) с зарплаты за декабрь (770 тыс. руб.);
дополнительно в октябре удержан подоходный налог в размере 92 тыс. руб. с сентябрьской ЗП (715 тыс. руб.) с учетом вычета (7,2 тыс. руб.);
в целом за год начислен подоходный налог на сумму 1,193 млн. руб. (результат следующих вычислений: 1,201 – 0,1001+0,092).

Информация за отчетный период - 4-й квартал:

5 октября – выдана зарплата за сентябрь (715 тыс. руб.) Удержан подоходный налог (92 тыс. руб.) НДФЛ перечислен в полном объеме за минусом предоставленного налогового вычета - 7,2 тыс. руб.;
2 ноября – выдана зарплата за октябрь (715,2 тыс. руб.) Удержан и заплачен НДФЛ в полном объеме, составляющем 92,98 тыс. руб.;
2 ноября – выплачена премия за предыдущий месяц (200 тыс. руб.) Начислен и уплачен НДФЛ (26 тыс. руб.);
2 ноября – выплачены отпускные (8,5 тыс. руб.) НДФЛ (1,1 тыс. руб.) начислен и уплачен в бюджет;
19 ноября – выплачено пособие по временной нетрудоспособности (больничный лист с 12 ноября по 15 ноября) в размере 6,5 тыс. руб. Подоходный налог (0,8 тыс. руб.) удержан и уплачен в бюджет;
5 декабря – выплачена зарплата за ноябрь (705 тыс. руб.) НДФЛ (91,7 тыс. руб.) удержан и перечислен в бюджет в полном объеме.

Некоторые нюансы заполнения отчета 6-НДФЛ в приведенном примере:

последний срок подачи документа – 1 марта 2020 года;
октябрьские выплаты (премия и зарплата) заносятся в единый блок строк 100-140, так как все связанные с ними даты, важные для учета, учета совпадают;
зарплата за декабрь в расчет не включена, так как выплачивается в следующем году. Поэтому данные будут отражены в 6-НДФЛ за 1 квартал 2020 года.

ВАЖНО. Внести приведенные выше цифры в бланк отчета 6-НДФЛ не составляет труда. Главное при этом – четко понимать принципы составления документа и помнить требования к его оформлению.

Вывод

Грамотное оформление отчета 6-НДФЛ требует досконального знания нюансов отечественного законодательства, включая постоянное отслеживание происходящих в нем изменений. Поэтому к составлению документа следует привлекать квалифицированных специалистов. Одним из популярных способов оформления налоговой отчетности стало в последние годы привлечение аутсорсинговых компаний. Такой подход к решению проблемы позволяет совместить разумный уровень расходов с точностью и своевременностью предоставления обязательной отчетности в налоговые органы. Главное при этом – серьезно подойти к выбору специализированной организации для сотрудничества.